Page 95 - 4330

9. Залежно від чого реєструються документи за групами?
Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту
документів. Наприклад, окремо реєструються:
– акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та
доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної
Ради України, що надійшли до установи;
– накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;
– накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
– накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до
їх видів та строків зберігання);
– рішення колегії;
– акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
– бухгалтерські документи;
– заявки на матеріально-технічне постачання;
– службові листи;
– звернення громадян;
– запити на інформацію [ТІ, п. 164].

10. Як реєструються факсограми?
Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів
факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів [ТІ, п. 165].

11. Як реєструються документи, що передаються електронною поштою у
сканованій формі без електронного цифрового підпису?
Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без
електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із
зазначенням електронної адреси відправника та адресата [ТІ, п. 166].

12. Як реєструється оригінал документа, який надійшов відразу після
факсограми або електронною поштою в сканованій формі?
Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною
поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах
відповідно до пункту 161 цієї Інструкції [ТІ, п. 167].

13. Яке умовне позначення надається документу під час реєстрації?
Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний
індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції [ТІ, п. 168].

14. Які форми реєстрації можуть застосовуватися в установах?
В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів –
журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних
програм) [ТІ, п. 169].

15. При якому обсязі документообігу на рік допускається використання
журнальної форми реєстрації документів?
Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в
установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (додатки 11 і 12) [ТІ,
п. 170].

95