Page 68 - 4330

Реквізит 29 – відмітка про виконання документа і направлення його до
справи.
Виконання документа (діловодство) – вид управлінської діяльності, зміст,
характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені документною інформацією
(ДСТУ 2732:2004).
Строк виконання документа – строк, визначений змістом документа,
нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом чи резолюцією
(ДСТУ 2732:2004).
Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його
виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над
документом завершено і його можна долучити до справи.
Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і
реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади,
підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі
відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив
документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється
від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 3/13
Ухвалено протоколом погодження від 27.12.2011 № 6
Посада Підпис П. К. Карпенко
29.12.2011
або
До справи № 37/4
Надано усне пояснення.
Посада Підпис С. В. Прокопчук
15.10.2011

30. Які основні вимоги до змісту та розташування реквізиту 30 – відмітка
про наявність документа в електронній формі?
Реквізит 30 – відмітка про наявність документа в електронній формі –
містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані,
ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа,
наприклад:
Y:\Плани роботи\План-графік на 2011 рік.doc

31. Які основні вимоги до змісту та розташування реквізиту 31 – відмітка
про надійдення [надходження] документа до організації?
Реквізит 31 – відмітка про надійдення [ краще «надходження». – В. П.]
документа до організації – проставляється від руки або за допомогою штампа,
автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого
аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене
найменування установи — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі
потреби — година і хвилини) надходження документа. Для того, щоб проставити
штемпельний відбиток, у правій частині нижнього поля першої сторінки формату А4
передбачено площу 1641,6, а формату А5 – 1341,6 мм:

ВАТ «Сатурн»
Вх. № 123
20.09.2011
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація
наноситься за допомогою штрих-коду.

68