Page 133 - 4330

Передача справ до архіву установи

1. Коли передаються до архіву установи в упорядкованому стані для
подальшого зберігання та користування справи постійного та тривалого (понад
10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу)?
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань
(особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву
установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування [ТІ,
п. 289].

2. За чиїм рішенням справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання
можуть передаватися до архіву установи?
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до
архіву установи за рішенням її керівника [ТІ, п. 289].

3. За яким графіком здійснюється передача справ до архіву установи?
Передача справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з
керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи [ТІ, п. 290].

4. Які дії архіву установи, якщо окремі справи необхідно залишити у
структурному підрозділі для поточної роботи?
Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для
поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування [ТІ,
п. 291].

5. Ким і в присутності кого здійснюється приймання–передача кожної
справи?
Приймання–передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи
в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та
оформлені справи [ТІ, п. 292].

6. Як передаються до архіву справи постійного та тривалого (понад 10
років) зберігання?
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до
архіву установи за описами [ТІ, п. 293].
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа,
відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з
обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє
дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші
залишаються в архіві установи [ТІ, п. 293].

7. Яким чином повинні бути зв’язані справи, що передаються до архіву
установи?
Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв’язані належним
чином [ТІ, п. 294].

8. Що повинна зробити особа, відповідальна за організацію діловодства в
підрозділі, у разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу?
У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна
за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів
формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи

133