Page 130 - 4330

5. З якого цифрового позначення повинен складатися номер опису справ
структурного підрозділу установи?
Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з
цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням
початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох
цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з
кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 3, що обліковуються за
номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 3 П — 2011; 3 Т
— 2011; 4 ОС — 2011 [ТІ, п. 269].

6. Яких вимог слід дотримуватися під час складання описів справ ?
Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо
справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під
окремим номером);
– графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на
обкладинці (титульному аркуші) справи;
– у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком
зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи
позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до
опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
– графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості
фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи
або іншій установі, про наявність копій документів у справі [ТІ, п. 270].

7. Як довго ведуться описи справ і яку нумерацію при цьому
використовують?
Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної
нумерації [ТІ, п. 271].

8. Який розділ опису становлять справи кожного року ?
Справи кожного року становлять річний розділ опису [ТІ, п. 271].

9. Що зазначається у підсумковому записі у кінці опису?
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і
словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за
описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та
пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не
завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису
кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві,
зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”
[ТІ, п. 272].

10. Ким підписується, з ким погоджується і ким затверджується опис справ
структурного підрозділу установи?
Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із
зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і
затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному
підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється
експертною комісією [ТІ, п. 273].

130