Page 132 - 4330

про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення
справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи [ТІ, п. 280].

2. Які дії не проводяться з документами тимчасового зберігання,
сформованими у справи?
Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються,
аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться,
за винятком первинної бухгалтерської документації [ТІ, п. 281].

3. Які справи повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис
документів у справі?
Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ
постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять
постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на
початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення
внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією установи [ТІ,
п. 282].

4. Які позначення вносяться після закінчення діловодного року до написів
на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання?
Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і
тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність
заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби
до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів,
зазначаються види і форми звітності тощо) [ТІ, п. 283].
Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення
справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під
датою робиться напис: “є документи за ... роки” [ТІ, п. 284].
На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються
дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення
точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються
арабськими цифрами, місяць пишеться словом [ТІ, п. 285].
На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за
погодженням з архівом установи — номер опису і фонду [ТІ, п. 286].
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом
періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої
установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове
найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки [ТІ,
п. 287].

5. Чим робляться написи на обкладинках справ постійного та тривалого
(понад 10 років) зберігання?
Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років)
зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється
наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи [ТІ, п. 288].

132