Page 112 - 4330

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

1. З використанням яких засобів надсилаються адресатам вихідні
документи?
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового
зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою
[ТІ, п. 215].

2. Ким і відповідно до яких правил здійснюється опрацювання документів
для відправлення поштовим зв’язком?
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється
службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового
зв’язку [ТІ, п. 216].

3. Передачу яких документів здійснює служба діловодства з використанням
засобів електрозв’язку?
З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу
телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням
електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного
цифрового підпису [ТІ, п. 217].

4. Яке підтвердження необхідно також надіслати у разі надсилання
факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису?
У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного
цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій
формі[ТІ, п. 218].
Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а
також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі
визначаються інструкцією установи з урахуванням наявних в установі технічних і
програмних засобів [ТІ, п. 218].

5. Які системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, що
можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації?
Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи
повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до
випадкових або умисних змін чи знищення інформації [ТІ, п. 219].

6. Коли опрацьовуються і надсилаються централізовано вихідні документи
від структурних підрозділів-виконавців?
Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх
надходження від структурних підрозділів-виконавців або не пізніше наступного
робочого дня [ТІ, п. 220].

7. Чи можливі надсилання або передача документів без їх реєстрації у
службі діловодства?
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі
діловодства [ТІ, п. 221].

8. Що зобов’язані перевірити працівники служби діловодства під час
приймання від виконавців вихідних документів?
Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби
діловодства зобов’язані перевірити:

112