Page 111 - 4330

Інформаційно-довідкова робота з документами

1. У чому полягає інформаційно-довідкова робота з документами?
Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних
документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих
банків реєстраційних даних [ТІ, п. 211].

2. З урахуванням чого визначається кількість картотек в установі?
У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується
необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні
картотеки.
Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації
реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи [ТІ,
п. 212].

3. Для чого службою діловодства розробляються класифікаційні довідники?
Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства
розробляються класифікаційні довідники [ТІ, п. 213].

4. Які класифікаційні довідники розробляються службою діловодства для
підвищення ефективності роботи пошукової системи?
Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства
розробляються такі класифікаційні довідники:
– класифікатор з питань діяльності установи;
– класифікатор видів документів;
– класифікатор кореспондентів;
– класифікатор резолюцій;
– класифікатор виконавців;
– класифікатор результатів виконання документів;
– номенклатура справ [ТІ, п. 213].

5. Ким визначається необхідність розроблення та впровадження
класифікаційних довідників в установі?
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в
установі визначається службою діловодства [ТІ, п. 213].

6. За якими даними здійснюється пошук конкретного документа у
разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного
документообігу?
У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи
електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за
реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор
документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит
може мати будь-яку комбінацію реквізитів [ТІ, п. 214].

111