Page 107 - 4330

документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з
контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз
результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх
виконання [ТІ, п. 199].

17. За допомогою яких засобів здійснюється контроль за виконанням
документів?
Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-
контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних) [ТІ,
п. 200].

18. Як групуються в картотеці реєстраційно-контрольні картки документів,
що перебувають на контролі?
Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі,
групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або
кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів
влади, рішення колегії тощо) [ТІ, п. 201].
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні
картотеки в структурних підрозділах [ТІ, п. 201].

19. Як визначається кількість реєстраційно-контрольних карток на один
контрольований документ?
На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-
контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або
строків виконання окремих завдань, зазначених у документі [ТІ, п. 202].
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на
одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального
виконавця [ТІ, п. 202].

20. Куди і як вносяться дані про хід виконання документа, одержані шляхом
запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу-
виконавця?
Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під
час перевірки роботи структурного підрозділу — виконавця, вносяться до
реєстраційно-контрольної картки у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні
записи не закреслюються [ТІ, п. 203].

21. Як здійснюється автоматизований контроль за виконанням документів?
Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за
допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації
діловодства чи системи електронного документообігу [ТІ, п. 204].
Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук
необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних
реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця,
кореспондента, строку виконання, змісту тощо [ТІ, п. 205].

22. У якому порядку проводиться перевірка ходу виконання документів на
всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання
(попереджувальний контроль за допомогою нагадувань)?
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження
документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за
допомогою нагадувань) у такому порядку:

107