Page 35 - 4287

34
електронних форм – з другого. Тобто, відбувається оформлення сфери уніфікації та
стандартизації електронної документації;
д) інформаційно-управлінський. Управлінська документація в установі
розглядається зараз як складова її загальних інформаційних ресурсів, що зумовлює
необхідність аналізу функціонування цієї документації з позицій інформаційного
менеджменту. Головним моментом тут стає взаємозв'язок всіх інформаційних елементів в
системі управління як у межах управлінської документації (наприклад, організаційно-
розпорядчих, первинно-облікових, бухгалтерсько-облікових документів), так й інших
елементів інформаційної системи установи, особливо в умовах реалізації засобів
електронного документообігу чи автоматизованої інформаційної системи установи.
Виходячи з головної мети, уніфікація повинна забезпечувати типовий склад
службових документів певної системи, основних аспектів змісту (у письмових документах
- тексту) та форми, що передбачає стале розміщення реквізитів та показників з метою
їхнього зіставлення у взаємопов'язаних документах.
Якщо розглядати уніфікацію за ознакою поширення на ряди службових
документів, то вона може здійснюватись як у межах певної системи документації, так і на
рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документа (виду номіналу
документа).
За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його
інформаційної частини та уніфікацію носія інформації. Щодо характеристик носія, то
якщо не зважати на вимоги стандартів до способів фіксації інформації, стандартизуються,
як правило, формати паперу, які використовують для виготовлення службових
документів.
Найбільша увага приділяється інформаційній частині, тобто процесам
безпосереднього створення службового документа.
Створення службового документа – складання тексту та оформлення службового
документа.
Текст службового документа – зміст писемного службового документа, що
виступає як його головний реквізит.
Оформлення службового документа – фіксація реквізитів службового документа,
встановлених правилами документування.
Правила документування – вимоги та норми, що регламентують, порядок
створення документів.
Реквізит службового документа – елемент оформлення службового документа,
що фіксується з метою уніфікації цього процесу, ідентифікації документа та надання йому
юридичної сили.
Формуляр службового документа – склад та послідовність розміщення реквізитів
у службовому документі.
Уніфікація процесів створення службового документів включає два головних
напрями - уніфікацію складання текстів та уніфікацію оформлення документів. Зміст цих
напрямів полягає в:
а) уніфікації структури документа (тобто розроблення сталого формуляра) та
методів контролю інформації в документах (показників);
б) уніфікації організації тексту (структура тексту, його мовні, тобто лексичні,
морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти).
Уніфікація процесів створення службових документів пов'язана з розробленням
УФД та створенням УСД, про які вже йшлося під час розгляду ДКУД (див,: 2.3.
Державний класифікатор управлінської документації).
Уніфікована форма (службового) документа – стандартний формуляр
службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення
службового документа у певній сфері діяльності чи галузі.