Page 29 - 4287

28
система документації; керування документацією; створювання службового документа;
оформлення документа та інші.

Література до теми:
Базовий посібник: Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч.посібник.
– К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 7-9; С. 19-29.
Основна література: [1, 2, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 20, 26, 28,35, 36, 42, 43, 45].

Короткий виклад матеріалу
Як і кожна наукова дисципліна, управлінське документознавство оперує
комплексом понять, що складають його терміносистему. Вони позначають об'єкти,
процеси та явища, що досліджуються ним. Як вже зазначалося, управлінське
документознавство зосереджує увагу на створенні та обігу в установі документів, що
містять управлінську інформацію. Процес створення документів називається
документуванням. Звідси документування управлінської інформації (в установі) – це
створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
А службовим документом, як правило, називають документ, який установа
створила або отримала в процесі діяльності. Однак, серед отриманих документів слід
вважати службовими тільки ті, що були в цій установі зареєстровані. Відповідно до
загально-документознавчого поділу документів як засобів комунікації, службові
документи, по-перше, на відміну від зовнішньо-обігових є внутрішньо-обіговими
документами, тобто такими, що створюються і функціонують тільки в установі (навіть у
разі пересилання документа, наприклад листа, однією установою іншій). По-друге, вони
відносяться також до неопублікованих документів, тобто документів, що на відміну від
опублікованих, не є виданнями чи їхніми частинами.
У результаті діяльності установи в ній нагромаджується певна сукупність
службових документів. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою
належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу
називається документацією. Звідси словосполучення - "управлінська документація",
"будівельна документація", "документація такої-то установи", "документація такого-то
підрозділу (відділу, лабораторії, сектора)".
Втім, документація установи – це загальна назва сукупності всіх її службових
документів. В результаті упорядкування та формування службових документів у справи в
підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна
визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок
діяльності, і склад та процес формування якого визначають нормативні документи.
Склад та процес формування документаційного фонду в установі визначають такі
нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів
зі строками зберігання. Це вже поняття іншої галузі знань – діловодства.
Більша частина або навіть весь документаційний фонд установи складає її
управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції
управління. Під системою документації розуміють сукупність взаємопов’язаних службових
документів, що застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. У свою чергу управлінська
документація установи складається зі службових документів, що належать до різних
класів управлінської документації - організаційно-розпорядчих, первннно-облікових,
фінансових, планових, банківських, звітно-облікових тощо Особливу увагу управлінське
документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації, що є підсистемою
управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої
функцій управління.
В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін "управління
документацією" (треба, мабуть,"управління документаційними прцесами".–