Page 16 - 6796

ДСТУ 2732: 2004 «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії,

основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі і просторі».

2.7 Функції документа

У людському суспільстві документи виконують ряд функцій. До загальних функцій
документа належать:

інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки
необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена
тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими закладами,
установами, фірмами тощо;

культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належить:

управлінська – документ є інструментом управління;
правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у
суспільстві;

історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

2.8 Реквізит, формуляр, бланк

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й
змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні –
фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається
формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель
побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію,
називається бланком.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх
боків сторінки залишають вільні поля.

У ГОСТ 6.38-90 було встановлено такі розміри полів: лівого – 20 мм; правого – не менше
ніж 8 мм; верхнього – не менше ніж 10 мм; нижнього – не менше ніж 8 мм.

На практиці, однак, переважно дотримувалися розмірів полів відповідно до ГОСТ 6.39–
72, за яким ліве поле – 35 мм; праве – не менше ніж 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – не менше
ніж 19 мм і не менше ніж 16 (для формату А5).

На жаль, і сьогодні існує певна розбіжність ( а звідси і плутанина) у параметрах полів
згідно з ДСТУ 4163–2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів) та Примірної
інструкції з діловодства:

13