Page 14 - 6648

ЛЕКЦІЯ 3

СУЧАСНИЙ ДОКУМЕНТ. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА
ОФОРМЛЕННЯ

3.1 Поняття про документ

Велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя
суспільства пов’язана з роботою над документами (їх написанням, опрацюванням,
виконанням тощо), і тому необхідним складником підготовки фахівця вищої
кваліфікації є формування основних знань основ справоведення, вироблення в
нього умінь і навичок роботи з документами різних типів.

У наукових джерелах пропонуються найрізноманітніші визначення поняття
«документ», що зумовлено використанням документів у різних сферах людської
діяльності, а отже, й різними суспільними функціями, які виконують документи.
Адже документ – це джерело інформації, об’єкт дослідження (для вченого), засіб
фіксації, передачі інформації та керуванням суспільством у цілому, колективом
громадян чи окремою особою (для працівника управління), засіб доказу (для
правника) тощо.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб доказу). За
останнє десятиріччя маємо аж чотири стандартизованих визначення поняття
«документ».

ДСТУ 2392–94: «Документ – записана інформація, яка може розглядатися
як одиниця у ході здійснення інформаційної діяльності»;

ДСТУ 2732–94: «Документ – матеріальний об’єкт, що містить у
зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у
відповідності з чинним законодавством юридичну силу»;

ДСТУ 3017–95: «Документ – матеріальний об’єкт з інформацією,
закріпленою створеним людиною способом, для її передачі в часі і просторі»;

ДСТУ 2732: 2004 «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному
носії, основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі і просторі».

3.2 Функції документа

У людському суспільстві документи виконують ряд функцій. До загальних
функцій документа належать:

інформаційна – будь-який документ створюється для збереження
інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява
спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими
закладами, установами, фірмами тощо;

15