Page 101 - 6300

встановлюючи зв’язки з краєзнавцями, сільськими, міськими та районними
органами влади, керівниками підприємств, установ. Необхідні документи

приймаються як подарунок або закуповуються через спеціальну комісію.
Організація фонду – це прийом, облік, обробка, розміщення фондів.

Отримаання замовлених документів свідчить про заключний етап
комплектування та одночасно початок нового етапу із організацій фонду – облік

фонду.

Прибуття документа обов’язково повинно бути оформлено рахунком,

квитанцією, накладною магазину чи іншого джерела, звідки надійшов

документ.

Обробка документів – комплекс операцій з підготовки документів для їх

зберігання і використання.

Розміщення фондів – об’єднання документів у систематизовану сукупність

і розміщення в приміщенні.

Розміщення фондів повинно забезпечувати зв’язок документів з

бібліографічним записом у каталозі. Важливо, щоб система розміщення була

стабільною, економічною, створювала працівникам умови для роботи з фондом.

Способи розміщення фондів поділяють на два види: семантичне

(змістовне), яке поділяється на: систематичне, тематичне, предметне та

формальне, яке поділяється на алфавітне, хронологічне, мовне, географічне,

форматне, нумераційне.

Вилучення із фонду документів – виявлення, відбір і знищення зношених

документів або тих, що не використовуються користувачами (застарілих).

2.3. Зберігання фонду

Зберігання фондів – це забезпечення фізичної схоронності документів

через оптимально обраний режим і системи зберігання. Основні положення з

організації зберігання документів зафіксовані в державних нормативних

документах, які обов'язкові для всіх установ ДІК. Однак у кожній установі існує