Page 71 - 453

Головними обліковими документами в державному архіві
є:
- книга обліку надходжень;
- книга обліку надходжень страхового фонду і фонду кори-
стування;
- список фондів;
- список фондів, які містять особливо цінні справи;
- листок фонду (для запису змін в назві фонду, облік доку-
ментів, які відображають зміни в складі і об’ємі фонду);
- паспорт архіву (для відображення становлення архіву на 1
січня кожного року).
Облік документів в архівах базується на трьох основних
принципах: централізації, динамічності, послідовності
облікових документів на всіх етапах роботи (справочинстві, у
відомчих архівах, державних архівах).
- Централізований облік здійснюється за допомогою обліко-
вих документів в масштабах області, республіки, країни в
цілому. Державні і відомчі архіви заповнюють карточки
фондів на кожний архівний фонд і відсилають їх відповідним
архівним управлінням – відділам. Із цих карточок, які містять
дані про кількість і склад фондів, в місцевих архівних органах
створюють фондові каталоги.
- Динамічність обліку досягається за допомогою внесення
змін в облікові документи і періодичному поданні відомостей
про зміни в складі і об’ємі фондів. В облікових документах
постійно відображається кожне поступлення і вибуття кожної
одиниці зберігання.
- Послідовність обліку досягається шляхом запровадження
системи облікових документів в справочинство. Відомчі і
державні архіви. Яскравий приклад – описання справ.
На кожний фонд в архіві ведеться справа фонду, яка
містить документи з історії фондостворювача і фонду, акти
(прийом, передачу документів, провірку їх наявності, про

75