Page 70 - 453

Облік в бібліотеці ділиться на облік читачів і облік
літератури.
Одиницею обліку читачів є особа, яка зареєстрована в
карточці реєстрації читача або в формулярі читача. Для
встановлення кількості читачів ведуть єдину реєстраційну
картотеку читачів.
Одиницею обліку відвідувачів є прихід читача в бібліотеку
для ознайомлення з документами із фонду, реєстрацію в
контрольному листку, формулярі читача або іншому
документу, прийнятому в бібліотеці.
Загальна кількість відвідувань підраховується і заноситься
в “Журнал обліку читачів, відвідувань і видачі видань”.
Облік видачі різних видань документів необхідний для
співвідношення наявності і використання бібліотечного фонду
і дозволяють дати обґрунтовану оцінку якісного складу
фонду, його відповідності інформаційним потребам читачів.
Облік видачі і облік фонду повинні бути ідентичні, тобто
їх потрібно вести по одних і тих же видах документів.
Облік архівних документів допомагає їх збереженню,
здійснювати контроль за наявністю документів і
забезпечувати їх пошук.
Облік документів допомагає у визначенні їх кількості у
встановлених одиницях обліку і відображення їх кількості в
облікових документах.
Обліку підлягають всі документи, які зберігалися в архіві
(оброблені, неописані, непрофільні для даного фонду, копії
документів страхового фонду).
Крім встановлених одиниць обліку в архівах, які
зберігають традиційні документи на паперовій основі, можуть
облікуватися документи окремих категорій справ (особисті,
слідчі та ін.) і особливо цінні документи, обов’язковому
обліку підлягають всі листки справ для постійного зберігання.
Неописані документи облікуються по кількості листків.

74