Page 68 - 6292

найчастіше вони служать інформаційною базою для ухвалення
управлінських рішенні.
Окремі аспекти функціонування системи управління
організації неможливо піддати кількісному вимірюванню. В

цьому випадку єдиним способом здійснення контролю є особисте
спостереження керівника. Перевага вказаного способу полягає
в тому, що він дає можливість отримати інформацію "з перших

рук", а недолік – у тому, що на це йде дуже багато часу.
В окремих випадках дієвим інструментом адміністративного
контролю можуть служити доповіді співробітників і

нижчестоячих керівників. Доповіді можуть бути
інформативними (містять тільки фактичну інформацію без
коментарів) або аналітичними (містять аналіз зібраної
інформації).

Якщо в доповідях міститься інформація про відхилення від
встановлених стандартів, то такі доповіді називаються
доповідями по відхиленнях від норми.

За способом формалізації доповіді можуть бути усними,
письмовими, електронними. Усні доповіді характеризуються
високим ступенем оперативності і застосовуються в тих

випадках, коли необхідно повідомити або про повсякденні
малозначні події, або про несподівано виниклі серйозні
відхилення. Письмові доповіді доцільно застосовувати для
здійснення рутинного контролю протягом тривалого періоду

часу. Електронна форма доповіді застосовується у випадках,
коли контролююча і контрольована особа знаходяться на значній
відстані одна від одної.

Обов'язок складання доповіді зазвичай покладається на
керівника робочої групи або іншого структурного підрозділу. У
системі адміністративного менеджменту часто застосовуються
формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені

методика складання доповіді і порядок передачі його
вищестоящому керівництву.
Будь-яка доповідь повинна містити інформацію:

– про ідентифікацію, час виникнення і ступінь виявленого
відхилення від норми;
– про можливі причини виникнення відхилення;

– про аналіз наслідків відхилення;
– про рекомендації по усуненню відхилення.

68