Page 45 - 4601

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, – це
організація (група) людей об’єднаних певною метою, які виконують ті чи

інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде
виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації,

спрямовутимуться на створення оптимальних умов функціонування
керованого об’єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її

управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує

виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи

управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднувальна,

тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність

взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це

перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає

документацію з організації систем та процесів управління, управління

кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації

відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції),

розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-

інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки

відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація

мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється

основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку

вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне

функціонування установи неможливе без точного відображення її

економічних показників, виваженої цінової політики, наявних

взаємовигідних торговельних угод з партнерами (в тому числі іноземними) та

інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній

документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій,

ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо).

Зазначена документація є базовою для прийняття управлінських рішень й

44