Page 41 - 4601

та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх
підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.4 Система документації підприємства

Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні
факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає

необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З

метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для

зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів

за певними ознаками класифікації. Класифікація документів – це їх поділ на

класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та

формування на цій основі справ. Передусім відокремлюють певні системи

документації та документування.

Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між

собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.

Мета класифікації документів полягає у:

 підвищенні оперативності роботи апарату управління й

відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій,

структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу

інформації;

 економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового

аппарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

 забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;

 підвищенні оперативності роботи з документами.

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає професор

С. Г. Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові – це сукупність систем документації, що утворилися в результаті
функціонування «базових» сфер соціальної діяльності (наука, економічна

сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на

40