Page 43 - 4601

зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів
подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та
питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що

утворюються в управлінській діяльності (частина 1); - документи, що
утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на

підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу,

можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення

експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та

видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ.

Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх

виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього

передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно.

Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи

розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію

структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни

зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний

класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це

нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему

управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та

кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в

ньому, згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна,

фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до

управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог

міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні

документації, що функціонують в установі. Загальна характеристика цих

рівнів наведена в таблиці 1.1.

42