Page 17 - 4601

документів із метою упередження появи непотрібних і надлишкових;
забезпеченні якісного виконання усіх доручень і завдань, спрощенні

діяльності кожної організації зі створення, накопичення і використання
документальних форм; надійному зберіганні і вчасній ліквідації непотрібних

документів; юридичному обґрунтуванні всіх аспектів управління
документацією». Визначення змісту поняття А. М. Соковою майже не

розходиться із сучасним його тлумаченням. Пізніше, затверджена наказом

Головархіву СРСР «Государственная система документационного

обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к

документам и службам документационного обеспечения"» (1991), уперше у

вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як

«організація роботи з документами», а документування роз’яснювалося як

створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій

установи [1].

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало

фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління

документаційними процесами. Це, в свою чергу, припускало входження всіх

заходів, пов’язаних із документуванням, розповсюдженням,

функціонуванням документів і їх зберіганням, у його значеннєві межі.

Подібний підхід давно побутував за кордоном, із різними семантичними

відтінками, залежно від історично сформованого терміну – records

management (США), gestion des documents (Франція) чи Schriftgutverwaltung

(Німеччина). Врешті-решт таке ставлення до управління документацією було

підхоплено вітчизняною практикою, трансформувавши на концепційному

рівні його у визначення – комплекс заходів, спрямованих на здійснювання

процесів створення та функціонування службових документів. На тлі

розроблення управління документацією аналізуються раціональні

обґрунтування та виправдання функційного призначення канцелярій

(управління справами, загальний відділ) як первинних ланок організації

16