Page 49 - 4330

Реєстраційний індекс (службового) документа – цифрова чи абетково-цифрова
познака, надана службовому документові під час його реєстрації (ДСТУ 2732:2004).
Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний
пошук документа, його збереження та контроль виконання.
Реквізит 12 складається з порядкового номера документа у межах групи
документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в
установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу,
кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців,
питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної
правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин
реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ
реєструється, — вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера
та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі,
наприклад: 347/02-12, де 347 — порядковий номер, 02-12 — індекс справи за
номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній
послідовності — індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також
інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад: 03-14/162,
де 03-14 — індекс справи за номенклатурою, 162 — порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може
додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 132/06-19 ДСК, де ДСК
застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс
містить реєстраційні індекси кожної з цих організацій, які проставляють через
правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа,
наприклад: 36/73 – для спільних розпорядчих документів або 01-11/202/03-12/306 – для
спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду
бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може
використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код містить
реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ
4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів — 73
міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім — 77 міліметрів.
Є документи, які не підлягають реєстрації (див. Додаток 6 до Типової інструкції,
п. 39)
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 39)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи;
вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво;
на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт;
технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

49