Page 26 - 4842

Раціональна організація руху носіїв облікових номенклатур
(документів) передбачає встановлення мінімальних відрізків часу на
їх створення, обробку, передачу до відповідних виконавців з
визначенням конкретних термінів передачі документа від виконавця
до виконавця тощо. Час на обробку документів залежить від
працемісткості окремих операцій.
Зберігання документів є заключним етапом у процесі руху
документа на підприємстві.
Первинні документи, на підставі яких зроблено записи в
облікових реєстрах, називаються використаними або
опрацьованими. Первинні документи та облікові регістри,
бухгалтерські звіти, складені на підставі використаних документів,
до передачі їх до архіву мають зберігатися чітко встановлений
термін в бухгалтерії.
Відповідальність за стан зберігання та цілісність документації
несуть особи, уповноважені головним бухгалтером чи особою
(юридичною або фізичною), яка здійснює бухгалтерський облік на
підприємстві.
Номенклатуру справ на підприємстві розробляє посадова
особа, відповідальна за організацію діловодства (при потребі
залучається фахівець архівної справи).
Розрізняють три види номенклатури справ:
1) типова – встановлює склад справ для установ, однорідних
за характером діяльності, з єдиною системою індексації; є
нормативним актом;
2) примірна – встановлює склад справ для установ,
однорідних за характером діяльності, але різних за структурою; має
рекомендаційний характер.
3) індивідуальна складається з номенклатури справ окремих
структурних підрозділів.
Організація зберігання документів – організація
бухгалтерського архіву – має на меті забезпечення можливості
швидкого знаходження документів за будь-яким записом в
облікових реєстрах.
Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів,
фінансових, податкових та статистичних звітів у архіві
підприємства визначається згідно з Переліком типових документів,

27