Page 20 - 4766

сервісними програмами: антивірусом, архіватором, кодувальником, тощо). Однак у такому
випадку виникає необхідність розробки власної моделі СЕД, з врахуванням специфіки
роботи організації та можливостей використовуваного програмного забезпечення. Така
модель може розроблятись керівником організації або, з його згоди чи за дорученням,
уповноваженим власним спеціалістом.
Створюючи власну СЕД, можна керуватись такою послідовністю дій:
1. Виконати аналіз організаційно-штатної структури підприємства (системи
управління), виробничо-технічних функцій працівників та підрозділів. Виділити
операції, що супроводжуються утворенням чи зміною документів.
2. Побудувати інформаційну модель організації та/або модель її документообігу.
Виділили операції, що виконують із документами посадові особи та маршрути руху
документів.
3. Створити оптимізовану, за критерієм мінімуму повторних/дубльованих переходів,
схему руху документів, прав доступу (використання) та контролю виконання,
архівного зберігання (із зазначенням підрозділів, назв шаф, шухлядок, папок, тощо).
4. Виконати аналіз переліку документів, можливості та необхідності їх групування. На
цьому етапі допомагає аналіз організації “паперового” документообігу.
5. Виокремити реквізити, за якими документи групуються та реєструються.
6. Встановити рівні групування.
7. Визначити можливість створення та використання бланків документів.
8. Ввести норми часу на підготовку та обробку документів у паперовій та електронній
формі (поопераційні).
9. Задатись вартістю паперових копій та їх переміщення і електронних копій.
10. Задатись вартістю необхідної для функціонування розробленої СЕД обчислювальної
та оргтехніки і визначити ефективність та окупність СЕД (не враховуючи інші
організаційні витрати).

Ситуація
Молодий спеціаліст влаштовується на роботу в організацію та отримує завдання
підвищити ефективність діловодства з використанням сучасних технологій.
Дослідженням поточного стану виявлено, що існує невідповідність систем зберігання
паперових документів та електронних копій. Паперові документи зберігаються за
дворівневою системою, електронні - однорівневою (всі документи в папці "Документи").
Крім того, структура документообігу не регламентована.
Операції, які виконуються з документами: створення нових на основі затверджених
форм бланків та інформації з інших документів, зберігання вхідної та вихідної документації
про операції, створення підсумкових звітів за визначені періоди та аналіз поточної
діяльності організації.
Завдання до виконання.
Обравши, згідно з варіантом, напрям діяльності організації (що визначає
назви документів та їх направленість):
1. Виконати аналіз документообігу та організаційно-штатної структури
підприємства. Сформувати графічні зображення структур підприємства та
системи документів.
2. Реалізувати структуру документів на диску (ієрархічну структуру папок).
3. Розробити проект керівного документа (методичних рекомендацій) з
ведення створеної системи документообігу.

19