Page 25 - 4766

Короткі теоретичні відомості

Табличні процесори, зокрема Microsoft Excel дозволяють виконувати операції із вибору
та аналізу інформації, що зібрана у прямокутні таблиці, на зразок можливостей, що їх
надають бази даних. Таким чином, електронні таблиці можна використовувати та/або
передавати як таблиці баз даних.
Для того щоб використовувати можливості обробки, дані повинні бути згрупованими у
списки.
Списком у Microsoft Excel називають прямокутну таблицю, у якій стовпці містять дані
одного типу та, як правило, тематично поєднані, всі рядки повністю заповнено (хоча б
даними “за промовчанням”). Таблиця має бути відокремлена від інших даних порожніми
рядками/стовпцями або торкатися меж листа. Об’єднання клітинок не допустиме.
Для заповнення списків можна використовувати Форми, які створються Excel
автоматично після виклику відповідної команди розділу меню Дані. Для створення форми
необхідно набрати рядок заголовків або частину списку, зробити активною (“стати”
клітинковим курсором) одну з клітинок списку (напр., одну з клітинок заголовків).
Перша із можливостей обробки даних: сортування (Дані / Сортування або кнопки
Сортування… на панелі Стандартна). Excel сортує дані вздовж стовпця. За необхідності
сортувати дані вздовж рядка спочатку таблицю транспонують (рядки стають стовпцями),
сортують та ще раз транспонують (рядки і стовпці як у початковій таблиці однак
відсортовано дані у рядку). Excel надає можливості сортування як окремого стовпчика так і
списку в цілому. При цьому список може містити або ні рядок заголовків. Власне, вказування
наявності рядка заголовків означає, що програма сортує список без першого рядка, в
інакшому випадку сортуються всі рядки.
Excel взагалі сортує виділений прямокутний діапазон, тобто може бути сортовано
частину списку або й частину таблиці, що не відповідає вимогам до списку, тільки
об’єднання клітинок не допустиме. У випадку вибору частини списку програма запропонує
розширити виділений діапазон. Якщо користувач не згодиться або таблиця не відповідає
вимогам до списку розширення виділення не відбудеться. Відпвідно, буде відсортовано лише
виділений(-і) стовпець(-ці), решта залишаться без змін, що суттєво змінить список (втратися
відповідність рядків). У старих версіях за використання кнопки панелі інструментів
пропозиції розширити список можуть і не надаватись.
Одна з основних можливостей Excel обробки даних: фільтрування (Дані / Фільтр /
<обрати потрібний фільтр>).
Автофільтр (АФ). У заголовках списку вставляються елементи керування “Спадаючий
список”. У списку перелічено унікальні значення записів стовця та є можливість додавати
власні умови. Умова задається за конструкцією: зліва значення поля списку (у вікні діалогу
не задається; це поле, у якому задано умову), далі умова-відношення, справа — значення
умови. Результатом АФ є відображення частини списку, яка відподає заданим умовам. Решта
записів (рядків) приховується. За необхідності відмінити дію однієї з умов у відповідному
стовпці задається умова “Всі”. За необхідності відмінити дію АФ знімається галочка у
відповідному меню (Дані / Фільтр / Автофільтр).
Розширений фільтр (РФ). Використовується для формування нового списку на основі
існуючого. Для використання РФ створюється список, виконується копія рядка заголовків
(він має бути у вихідному списку), під копією рядка заголовків у клітинках задаються умови
(відкритими зліва формулами), активується клітинка у вихідному списку та викликається
відповідна команда. Результат РФ може видавати замість поточного списку або робити копію
у інший діапазон клітинок. Є можливість видачі лише унікальних записів (якщо не задавати
формульних умов таким чином відсіваються повторювані записи). Умови РФ задаються з
використанням логічних зв’язок: умови вздовж горизонталі зв’язуються “і”, кілька рядків
одного стовпця — “або”.
Ще одна з можливостей аналізу даних: створення підсумкових (кросс-) таблиць.

24