Page 61 - 453

Всі види комплектування відбуваються одночасно, в
процесі поточної роботи.
При цьому фонд постійно поновлюється, функціонує і
розвивається.
Поповнення складається з чотирьох етапів:
- аналіз потоку документів через каталоги книговидавництв,
каталоги підписних видань(газет, журналів) та інших джерел,
які інформують про видання документів;
- первинний вибір через знайомство з документом завдяки
бібліографічного запису, визначення кількості екземплярів
документів, які потрібно замовляти;
- замовлення документів через книговидавництва, торгівлю,
єдиний екземпляр, документообмін;
-одержання нових поступлень.
Базою комплектування архівного фонду є установа,
організація, підприємство країни, в тому числі і не державні
структури ( по домовленості).
Комплектування своїх фондів музей здійснює через
постійне збирання матеріалів та музейних предметів серед
населення, в першу чергу встановлюючи зв’язки з
краєзнавцями, сільськими, міськими та районними органами
влади, керівниками підприємств, установ. Необхідні
документи приймаються в дар або закуповуються через
закупівельну комісію.
Організація фонду – це прийом, облік, обробка, розміщу-
ння фондів.
Одержання замовлених документів свідчить про
заключний етап комплектування і одночасно – початок нового
етапу із організацій фонду – облік фонду.
Прибуття документу обов’язково повинно бути оформлено
рахунком, квитанцією, накладною магазину чи іншого
джерела, звідки надійшов документ.
Обробка документів – комплекс операцій по підготовці
документів для іх зберігання і використання.

65