Page 103 - 4505

від баз даних у фахових системах керування базами даних, але наявність спеціальних команд і
функцій для керування такою "базою" істотно спрощує роботу й розширює можливості обробки
даних. Зауважимо, що крім зазначених можливостей ЕТ підтримують обмін даними із
системами керування базами даних, уможливлюючи читання або зберігання даних у
традиційних форматах "справжніх" баз даних.
Створення списку. Список (таблиця бази даних)— це таблиця на робочому аркуші,
побудована за принципами бази даних. Призначених для зберигання великих обсягів
структурованої інформації. Список представляється у формі двувимірної електроної таблиці -
відношень (relatuion).
Структурними компонентами списка є записи, поля и заголовки. Кожний рядок, крім
першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить
однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів.
Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків всередині списку. Максимальний
розмір списку обмежений хіба що розміром робочого аркуша.
EТ розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо
активізувати будь-яку клітинку всередині списку. Вміст першого рядка ET вважає іменами
полів, які він не опрацьовує, як інші дані. Якщо перед обробкою списку виділити окрему
частину списку, то ET вважатиме списком тільки виділений діапазон клітинок.
Дії зі списками: організація введення даних або створення; перегляд даних; сортировка
та фільтрація даних; підведення ітогів.
Як бачимо, створити список можна, використовуючи традиційні засоби роботи з
таблицями. Задавши імена полів і порядок їх розміщення, визначивши ширину стовпчиків і
параметри форматування (насамперед для дат, часу, числових значень), можна вводити записи
списку. Список може також містити значення полів, отриманих у результаті обчислення
формул.
При створенні списків доречно скористатися такими порадами.
Бажано розміщувати список на окремому робочому аркуші, де неповинно бути більше
нічого. Якщо це неможливо, то список потрібно відокремити від інших даних принаймні одним
порожнім рядком та одним порожнім стовпчиком.
Для виділення рядка з іменами полів використовують можливості форматування у вигляді
шрифтів, способів їх написання та рамок. Не варто вставляти окремі рядки з дефісів, знаків
рівності або інших символів, тому що Excel може сприйняти таке "підкреслення" за дані.
Якщо потрібно зазначити довге ім'я поля для стовпчика з "вузькими" даними, можна
записати ім'я в кількох рядках однієї клітинки або змінити орієнтацію тексту в клітинкі.
Для роботи з великими списками, дані яких не відображуються одночасно в робочому
вікні, використовують команду Окно Закрепить области для фиксирования областей або
Окно  Разделить для поділу вікна на підвікна.
Присвоєння імені діапазону клітинок, що містить список, спрощує роботу зі списком,
особливо коли він великий.
Використання форми даних (тільки у Excel). Хоча для додавання, видалення та
редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для
роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма
даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати
відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів
і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.
Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну клітинку в
діапазоні списку і скористатися командою Данные Форма... (Рис. 4.12). Якщо перед
викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон клітинок, то у вікні форми
відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. EТ автоматично розпізнає
імена полів списку.

101