Page 7 - 2

7

1.2 Розробка структури БД

База даних зберігається в магнітній пам’яті як один файл. Ім’я файлу будується за
загальними правилами, воно має стандартне розширення *.mdb (Microsoft Data
Base). Не варто вживати літери кирилиці та символ пробілу для формування імен
БД, хоча вони і дозволені. В окремих випадках це може привести до виникнення
непорозумінь. Для прикладу, назвемо БД oplaty (від слова оплати), після запису в
магнітну пам’ять вона дістане ім’я oplaty.mdb.
Перш, ніж утворювати БД, необхідно визначити її структуру, склад.
Найважливішими її елементами є таблиці, саме в них зберігається вся первинна
інформація. Від правильного оформлення та побудови таблиць залежить якість БД.
Таблиці моделюють технологічний об’єкт і головною вимогою до них є повне і
адекватне відображення цього об’єкта. Не слід перевантажувати БД інформацією,
яка не має відношення до теми. Хорошим тоном ведення БД є відсутність
дублювання даних, бо при внесенні змін прийдеться дублювати (виконувати лишню)
і роботу. Слід практикувати збереження головної і другорядної та конфіденціальної
інформації в різних таблицях. Не варто захаращувати головну таблицю (з якою,
звичайно, найчастіше прийдеться працювати) даними, які рідко використовуються.
Найпростіша БД може складатися з однієї таблиці. Проте, в цьому випадку
доцільно скористатися більш простими засобами, наприклад, MS Excel або MS
Word. Можливості Access найкраще проявляються при наявності декількох таблиць.
Наведемо приклад. Нехай фірма, назва якої "Каса № 6", обслуговує три
банківські рахунки – фонди. Фірма вже почала діяти і на даний момент зібрала
інформацію, яка зберігається в файлі Oplaty.xls, вона показана в таблиці 1.1. На
основі поточних даних потрібно видавати такі документи:
— квитанцію про прийняття або видачу грошей після кожної грошової операції;
— звіт про поточний розподіл внесків платників по фондах;
— діаграму підсумованої за кожний місяць поточного року кількості операцій.

Таблиця 1.1 – Відомості про оплати

Прізвище Ім'я Адреса Назва фонду Сума Дата
Петренко Петро вул. Зелена, 6 Фонд кредитної спілки 2000.11.16
"Хрещатик" 10,00
Дрозд Ольга пл. Героїв, 23 Туристський фонд 1.000,00 2000.12.08
"Гавайські острови"
Дрозд Ольга пл. Героїв, 23 Фонд взаємодопомоги 10.000,00 2000.12.25
"Селяни"
Петренко Петро вул. Зелена, 6 Фонд кредитної спілки 2001.01.08
"Хрещатик" 10,00
Сіренко Степан пер. Косий, 2 Фонд кредитної спілки 2001.01.09
"Хрещатик" 100,00
Дрозд Ольга пл. Героїв, 23 Туристський фонд 8,00 2001.01.16
"Гавайські острови"
Дрозд Ольга пл. Героїв, 23 Фонд кредитної спілки 1.100,00 2001.01.16
"Хрещатик"