Page 159 - 1263s

отримання від інших фізичних чи юридичних осіб до передачі в архів
називається документообігом.
Для забезпечення своєчасного рівномірного руху документів без
затримок та нагромадження їх на окремих місцях наказом керівника
підприємства затверджується графік документообігу. Для складання
графіку документообігу на великих підприємствах часто запрошуються
науковці з вищих навчальних або науково-дослідних закладів.
Контроль за дотриманням графіків документообігу покладений на
головного бухгалтера, вимоги якого є обов'язковими для всіх відділів
підприємства.
Відповідальність за своєчасне та якісне складення документів,
облікових реєстрів, передачу їх у встановлений термін для відображення в
бухгалтерському обліку, за достовірність даних, які наведені в документах,
несуть особи, які безпосередньо склали та підписали ці документи.
Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх
господарських операцій в первинних документах, збереження
відпрацьованих документів, реєстрів та звітності протягом встановлених
термінів покладена на власника (власників) чи посадову особу
(вповноважений орган), який здійснює керівництво підприємством
відповідно до законодавства та установчих документів.
Документи, що пройшли опрацювання (їх часто називають ви-
користаними), бухгалтерські звіти і баланси підшивають за видами в
окремі папки і передають в архів.
Архіви бувають поточні і постійні. Поточний архів організовується
безпосередньо в бухгалтерії для збереження документів звітного року,
оскільки працівники вимушені часто звертатися до цих документів для
одержання різних довідок. Постійний архів розміщується у спеціально
обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки
бухгалтерських документів і звітності, але і справ інших підрозділів
підприємства.
Документи з поточного архіву в постійний передають після закінчення
звітного періоду. Термін зберігання документів у постійному архіві
підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне
управління України. Після закінчення цього терміну зберігання документи
знищуються (оформляються актом).

158

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських
балансів і інших звітів з бухгалтерії та архіву підприємства працівникам